7 consigli per gestire i tuoi progetti

Oggi abbiamo un articolo un po’ particolare, con un’ospite speciale: Jolanda Germinario (per gli amici Jol) con il suo Blog “Semplicemete Jol” aiuta le donne alle prese con casa, lavoro e famiglia a gestire al meglio il loro tempo, così da poter vivere la propria vita con più serenità e aver modo di dedicarsi alle cose a cui tengono di più. L’idea di questa collaborazione é partita da una mia riflessione su quanto le api laboriose abbiano da fare e soprattutto quanto noi apicoltori non siamo da meno – come barcamenarsi tra mille idee, faccende e progetti? Con questo articolo Jolanda ci dá qualche dritta. Vi consiglio di fare un salto sul suo blog, troverete diversi articoli e suggerimenti interessanti. Ora lascio la parola a lei!

Hai un sacco di progetti che ti frullano in testa ma hai paura di non riuscire a gestirli? Ecco 7 consigli per gestire i tuoi progetti e avere tutto sotto controllo.

Vorresti fare un corso di cucina, un viaggio in Giappone, imparare lo spagnolo, e poi magari… Ma ti basterà una vita intera per fare tutto? Forse non riuscirai a fare proprio tutto, ma con i miei 7 consigli per gestire i tuoi progetti sarà più facile non perdersi tra le attività in corso e quelle che vorresti ancora realizzare.

Cominciamo!

1. Chiudi… e fallo in fretta!

Partiamo subito dai progetti in corso.
Una cosa che a me capita spessissimo è che, mentre sono impegnata in alcuni progetti, mi frullano per la testa una serie di nuove idee. Succede anche a te, vero?
Avere tante idee è esaltante ma a volte anche scoraggiante perché gestire più progetti insieme è fattibile ma c’è il rischio di imbattersi nel macro Multitasking.

Non sai che cos’è? Tranquilla, è presto detto! Il macro Multitasking è proprio la tendenza a voler gestire troppi progetti contemporaneamente.
Quando ti occupi di troppe cose tutte insieme, ti ritrovi in una situazione piuttosto antipatica: finisci per non portare a termine nessuno dei tuoi progetti e… non è esattamente ciò che vogliamo.

Lasciare le cose a metà è frustrante per chiunque, quindi il consiglio che voglio darti è questo: prima di imbarcarti in una nuova avventura cerca di portare a termine ciò che stavi facendo il prima possibile.
In questo modo avrai:

1. Chiuso un cerchio. La vita è fatta di cicli che hanno un inizio, una fase centrale e una fine, sono cerchi che si aprono per poi chiudersi. Quando non chiudi i cerchi vai in confusione e sprechi un sacco di energie tornando e ritornando sulle stesse situazioni non ancora risolte. Invece quando chiudi un cerchio sei soddisfatta e in armonia con il naturale ciclo vitale delle cose.
2. Liberato risorse. Ora potrai utilizzare tempo ed energie che prima erano impegnate per dedicarle ai tuoi nuovi progetti.

Meglio pochi progetti portati a termine che tanti progetti lasciati a metà.

2. Fai una lista delle new entry

Temi che concentrandoti sulla chiusura dei vecchi progetti finirai per dimenticare le nuove esaltati idee che avevi in mente? Niente paura!
Scrivi una lista con tutti i nuovi progetti da realizzare.

Questo è un modo perfetto per valutare l’importanza di un progetto. Non buttandotici subito a capofitto avrai modo di lasciar decantare la tua idea. Appena ti sarà possibile dedicarti ad un nuovo progetto, dai un’occhiata alla tua lista delle new entry: scoprirai che alcuni progetti hanno perso il loro fascino, forse perché non erano così importanti come credevi. Così eviterai di imbarcarti in esperienze assurde dettate dall’euforia del momento.
C’è quell’idea pazza che invece è ancora lì e continua a chiamarti come una sirena? Ottimo, vuol dire che è arrivato il momento del suo debutto!

3. Valutazione

La fase che ti ho appena esposto la si può già definire una prima fase di Valutazione del nuovo progetto. Ma non solo. Ora puoi iniziare a stabilire quanto quel progetto sia fattibile in questo esatto momento della tua vita.
Puoi porti ad esempio queste domande:

• Posso realizzarlo adesso?
• Ho tempo ed energie da investire per un nuovo progetto?
• Ho le risorse necessarie per iniziarlo (materiale, risorse economiche, adeguato livello di conoscenza / istruzione)?

Se la risposta a tutte le domande è sì, inizia senza indugio.

Se invece ti rendi conto che adesso non è il momento giusto non preoccuparti: la lista che abbiamo stilato prima è utile anche in queste situazioni perché nessuna delle tue idee andrà perduta e potrai tirarla fuori quando ritieni sia davvero il momento adatto.

Ti mancano le risorse? Beh, dovrai magari prima trovare un modo per procurartele. Questa fase sarà già parte integrante del tuo nuovo progetto perché con tutta probabilità rappresenterà il primo di diversi step.

Prima di anticiparti però la fase della Pianificazione c’è ancora una cosa da fare: stabilisci una data di scadenza. Così come per gli obiettivi, è importante sapere quando prevedi di concludere un progetto, altrimenti passerai il resto della tua vita a pianificare anziché vedere realizzato ciò che vorresti, fidati!

4. Pianificazione

È giunto il momento di pianificare. Parti dalla fine e ripercorri in modo ideale tutto il percorso da fare dall’inizio fino alla realizzazione del progetto.

A questo punto identifica tutti gli step necessari al raggiungimento dell’obiettivo.
Questo passaggio è fondamentale per 2 motivi:

1. Più suddividi il progetto, più leggero e più facile sarà da realizzare. Un po’ come succede con il cibo: se fai bocconi più piccoli saranno più digeribili, no?
2. È più facile tenere sott’occhio piccoli passaggi che l’idea globale. Se c’è un intoppo puoi capire subito cosa non funziona e in quale punto. Così non dovrai rivalutare l’intero progetto ma limitarti a correggere il singolo errore. Questo ti farà lavorare più serena e più spedita.

Se stai lavorando ad un progetto lungo e/o complesso potresti stabilire degli obiettivi intermedi da raggiungere che ti aiuteranno a mantenere il focus e a motivarti a proseguire.

5. To Do List

Bene, è giunto il momento di passare all’azione! I vari step che hai individuato vanno ora inseriti in una To Do List giornaliera o settimanale (decidi in base a come ti è più comodo). Tutte le attività da svolgere si devono poter incastrare facilmente con le attività previste per il progetto.

Come forse avrai intuito, adoro le liste! Se piacciono anche a te ti suggerisco un libro ce potrebbe ispirati: “L’arte delle liste” di Dominique Loreau.

Se vuoi davvero essere certa di portare avanti tutto con serenità ecco alcuni suggerimenti:

1. Non strafare. Stabilisci poche attività da inserire nella To Do List. Meglio poche attività portate a termine che tante attività in sospeso (un po’ come abbiamo visto per i progetti).
2. Stabilisci le tue priorità. Se non riesci a portare a termine tutto in giornata o in settimana, aver completato le attività prioritarie ti farà arrivare a sera comunque soddisfatta. Non è importante che tu faccia proprio tutto. Durante la giornata possono capitare degli imprevisti con cui ti ritroverai a fare i conti. Non concentrati su ciò che non sei riuscita a fare, piuttosto apprezza tutto ciò che hai fatto nonostante tutto. Ora potrai pianificare ciò che non sei riuscita a fare per il giorno dopo o la prossima settimana con serenità.
3. Puoi utilizzare un Color Code per isolare alcune attività da altre. Questo è uno dei passaggi che più mi diverte. Puoi ad esempio isolare con un colore diverso le attività prioritarie. Oppure usare un particolare colore per evidenziare le attività di un progetto. Fai come me, divertiti! Trova il tuo modo, realizza il tuo Color Code per rendere visivamente più semplice distinguere alcune attività da altre. Questo passaggio ti permetterà di non farti prendere dal panico guardando la lista delle cose da fare.

6. Controlla periodicamente

A proposito di aspetto visivo della lista, assicurati sia di distinguere le attività, ma ricorda anche di avere sempre una visione d’insieme. Spesso ci si perde nei piccoli passaggi e ci dimentica dell’obiettivo. Verifica periodicamente la lista iniziale con tutti gli step per valutare lo stato di avanzamento del progetto:

• A che punto sei?
• Come procede?
• Ci sono intoppi?
• C’è da correggere il tiro?

In questa fase puoi ad esempio accorgerti che il tuo progetto ha dei limiti. Forse ti sei sovraccaricata di lavoro. In questo caso suddividi maggiormente i compiti o ridistribuiscili in modo più adeguato al tempo che hai.

Oppure potresti accorgerti di esserti data scadenze impossibili da rispettare. Allora prova a rivalutarle. Sono cose che possono capitare. Questo è ciò che intendo quando dico “Aggiusta il tiro“. Stai tranquilla, con qualche correzione tornerai a lavorare spedita al tuo progetto.

7. Non perderti in dettagli

Come ti ho già anticipato una cosa molto importante è non perdersi nei dettagli. Spesso è la costante ricerca della perfezione che ci rallenta nella realizzazione di ciò che ci sta a cuore. Questo capita a chi come me non ama le cose fatte con superficialità, ma adora fare le cose con cura.

Occhio però perché il perfezionismo è molto pericoloso. A volte si ha così tanta paura di sbagliare o che le cose non vadano come vorresti da non iniziare neanche e questo è un vero spreco delle tue potenzialità. Anche se non ti senti sicura, buttati! I tuoi progetti pian piano prenderanno la forma che tu vorrai dargli e ne sarai felice anche se non saranno perfetti.

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Ed eccoci alla fine di questo viaggio insieme. Sono felice di aver avuto modo di trasmetterti anche solo un pizzico della mia passione e spero che i miei 7 consigli per gestire i tuoi progetti ti possano essere utili. Se è così condividi questo articolo con le tue amiche che pensi vogliano gestire meglio il proprio tempo.

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Grazie per avermi dedicato il tuo tempo!

Jol